Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 Classic with Microsoft SQL Server

Microsoft Dynamics NAV

Microsoft Dynamics NAV on PK-yrityksille suunnattu ERP-, eli toiminnanohjausjärjestelmä.

1. Johdanto

Tässä harjoituksessa tarkoituksena oli harjoitella tyypillisiä yrityksen tilaus-, osto- ja toimitusprosesseja Microsoft Dynamics NAV toiminnanohjausjärjestelmän ympäristössä. Harjoitus jakautui kahteen osaan: aluksi harjoiteltiin perustietojen hallintaa (MDM), jonka jälkeen niitä tietoja käytettiin esimerkkiyrityksemme palvelupohjaisten liiketoimintaprosessien suunnitteluun ja toteuttamiseen. Raportti koostuu lyhyistä kuvauksista ja kuvista harjoituskohtiin liittyen. Tavoitteena on, että lukija kykenee halutessaan jäljittämään ja toistamaan tehdyn harjoituksen kohdat. Harjoitus oli osa Haaga-Helian Liiketoimintaprosessit-kurssia, ja toteutin sen yhdessä opiskelija Janne Vähäahon kanssa.

NAV-tietokantaan kirjautuminen

Kantaan kirjauduttiin koulun verkosta. Avattiin Windowsin käynnistävalikosta “Microsoft Dynamics NAV 2009 R2 Classic with Microsoft SQL Server”. Navisioiniin kirjautuessa tuli ensin Avaa tietokanta-näkymä, jossa asetimme ensiksi tarkistuksen “Windowsin käyttöoikeuksien tarkistus”. Tämän jälkeen palvelimen nimeksi kirjoitettiin manuaalisesti ”NAV2009R2”, jonka jälkeen tietokannan nimen ”BIG1TN003-8_Kamaja_0317” oli valittavissa pienestä mustasta nuolesta. Näin päästiin kantaan sisään, jossa sitten avattiin vielä meidän oma esimerkkiyrityksemme CRONUS Finland Oy 07.

2. Tiedon luonti ja prosessi-idean määritys

2.1 Uuden nimikkeen luonti

Tässä kohdassa lisättiin uusi tuote NAV-järjestelmään. Mentiin kohtaan:
Ostot > Nimikkeet > Yläpalkista Uusi (F3).
Annettiin tuotteelle seuraavat tiedot:

Numero: PC090909
Kuvaus: Computer – advanced package
Perusmittayksikkö: KPL
Huoltonimikeryhmä: Työpöytä
Yksikköhinta: 1000
Yleinen tuotteen kirjausryhmä: VÄH.MYYNTI
Tuotteen ALV-kirjausryhmä: ALV25
Varaston kirjausryhmä: JÄL.MYYNTI
Nimikkeen alennusryhmä: JÄL.MYYNTI
Täydennysjärjestelmä: Osto
Uusintatilaustapa: Kiinteä uusintatil. määrä

^ Numeron, kuvauksen, perusmittayksikön ja huoltonimikeryhmän määritys.

^ Yksikköhinnan, kirjaus- ja alennusryhmien määritys.

^ Täydennysjärjestelmän määritys.

^ Uusintatilaustavan määritys.

2.2 Uuden asiakkaan luonti

Tässä lisättiin järjestelmään uusi asiakas esimerkkiyrityksellemme. Mentiin kohtaan:
Myynti ja markkinointi > Myynti > Asiakkaat > Yläpalkista Uusi (F3).
Asiakkaalle annettiin seuraavat tiedot:

Nimi: Red Bull Energy
Osoite: 237 Taurine Street
Postinro/-toimipaikka: PE17 4RN
Kaupunki: Cambridge
Maa-/aluekoodi: GB
Myyjäkoodi: PS
liiketoim. kirjausryhmä: KANSALL.
Liiketoiminnan ALV-kirjausryhmä: KANSALL.
Asiakkaan kirjausryhmä: KOTIMAAN
Asiakkaan alennusryhmä: SUURI TILI
Salli rivialennus: Kyllä
Kohdistustapa: Manuaalinen
Maksuehtojen koodi: 7 PÄIVÄÄ
Muistutusehtojen koodi: KOTIMAAN
Tulosta tiliotteet: Kyllä
Sijaintikoodi: SININEN
Tee koontilasku: Kyllä
Varaa: Valinnainen
Toimitusohje: Osittainen
Toimitusehdon koodi: EXW
Muokattu kalenteri: Ei
ALV-rekisterinro: 748860909

^ Asiakkaan nimen, osoitteen, postinumeron/-toimipaikan, kaupungin, maa-/aluekoodin ja myyjäkoodin määritys.

^ Kirjaus- ja alennusryhmien määritys. Täppä ruutuun ”Salli rivialennus”.

^ Kohdistustavan, maksutus- ja muistutusehtojen määritys sekä täppä ruutuun ”Tulosta tiliotteet”.

^ Sijaintikoodin, toimitusohjeen ja toimitusehdon koodin määritys. Täppä ruutuun ”Tee koontilasku” ja kohtaan ”Varaa” laitettiin ”Valinnainen.” Myös ”Muokattu kalenteri” – kohdassa määritysvaihtoehtona ”Ei”.

^ ALV-rekisterinumeron määritys.

2.3 Uuden nimikkeen luonti

Tässä lisättiin järjestelmään uusi toimittaja. Mentiin kohtaan:
Ostot > Toimittajat > Yläpalkista Uusi (F3)
Toimittajasta annettiin seuraavat tiedot:

Nro: (järjestelmän antama) V00010
Nimi: Quality Computers
Osoite: 200 Bay Drive.
Postunro/-toimipaikka: NL-1009 AG.
Maa-/aluekoodi: NL
Kontakti: Laura Owen
liiketoim. kirjausryhmä: KOTIMAAN
Liiketoiminnan ALV-kirjausryhmä: KOTIMAAN
Toimittajan kirjausryhmä: ULKOMAAN
Kohdistustapa: Manuaalinen
Maksuehtojen koodi: 21 PÄIVÄÄ

^ Toimittajan nimen, osoitteen, postinumeron/-toimipaikan, maa-/aluekoodin ja kontaktin määritys. Järjestelmä määritteli toimittajan numeron automaattisesti.

^ Kirjaus- ja alennusryhmien määritys.

^ Kohdistustavan ja maksuehtojen koodin määritys.

2.4 Toimittajan määrittäminen tuotteen lähteeksi

Haluamme varmistaa, äsken luomamme toimittaja, on alussa luodun Computer -advanced package – tuotteen tavarantoimittaja.
Tässä mentiin:
Nimikkeet > valittiin aiemmin luotu tuote PC090909 > Täydennys > Toimittajan nro, johon annettiin järjestelmän edellisessä kohdassa antama toimittajan numero, eli V0010.

^ Toimittajan numeron määritys, jotta tiedetään, kuka vastaa kohdassa 2.1 luomamme uuden tuotteen toimittamisesta.

2.5 Ostohinnan määritys

Nyt, kun uuden tuotteen toimittaja on määritelty, tulee määrittää tuotteen hinta, kun sitä tilataan tavarantoimittajalta. Hinnaksi sovittiin 650 €/kpl. Mentiin:
Nimikkeet > Alapalkista Ostot > Hinnat > Vaihdettiin tiedot seuraavanlaisiksi:

Toimittaja: Quality Computers.
Nimikkeen numero: PC090909
Välitön yksikkökustannus: 650

^ Toimittajan, tuotenimikkeen sekä välittömän yksikkökustannuksen määritys.

2.6 Uuden myyjän luonti

Esimerkkiyrityksellemme tuli lisätä uusi myyntihenkilö järjestelmään. Mentiin kohtaan:
Myynti ja markkinointi > Myyjät > Yläpalkista Uusi (F3)
Tiedoiksi annettiin:

Nimi: Markus Pyhäranta
Asema: myyntipäällikkö
Provisio %: 1
Osasto: MYYNTI

^ Uuden myyjän koodin, nimen, aseman ja provision määritys.

^ Myyjän osaston koodin määritys.

2.7 Uuden hintarakenteen määritys

Aluksi meidän tuli luoda järjestelmään uusi alennusryhmä kuvauksella ”Avainasiakas”.
Mentiin kohtaan:
Myynti ja markkinointi > Asiakkaat > Laskutus-välilehti.
b) Luotiin alennusryhmä ”AVAINASIAK” avainasiakkaille.

^ Uuden alennusryhmän luonti ja nimeäminen.
c) Ryhmälle määriteltiin rivialennus 15% vähimmäismäärän 850kpl ylittäville
Lisäksi ryhmälle valittiin tyypiksi ”Nimikkeen alennusryhmä” ja koodiksi ”JÄL.MYYNTI”.

^ Koodin asetus ”Jälleenmyyntiin” ja 15% rivialennuksen määritys, silloin, kuin tuotteen vähimmäismäärä on 850 kpl. Myös tyypin ja koodin määritys.
d) Nyt asiakas Red Bull Energy tuli lisätä juuri luotiin alennusryhmään. Mentiin Red Bull Energy –asiakkaan asiakaskorttiin, josta:
Laskutus > Asiakkaan alennusryhmä > Valittiin ”AVAINASIAK”

^ Kohdassa 2.3 luodun uuden asiakkaan määrittäminen kuuluvaksi juuri luotuun ”AVAINASIAK” alennusryhmään.
e) Kaikki SUURI TILI – alennusryhmän rivialennukset tuli asettaa viiteen prosenttiin. Mentiin myynnin rivialennuksiin, jossa myyntikoodin suodattimeen laitettiin ”SUURI TILI”. Tämän jälkeen kaikkiin alennuksiin laitettiin 5% rivialennus, kuten alla näkyy:

^ Kaikkien SUURI TILI -alennusryhmän rivialennusten määritys säädettiin viiteen prosenttiin.

2.8 Kampanjan luonti

Athens-työpöytä – tuotteen myynti on laskenut rankasti, minkä vuoksi tuli suunnitella kyseiselle tuotteelle uusi kampanja.
Kampanjan säännöt:

Tästä päivästä kuukaudeksi eteenpäin
50% alennus

b) Kohdasta Myynti ja markkinointi > Kampanjat > Uusi (F3)

Kampanjan kuvaukseksi annettiin ”EmergencySell”, ja järjestelmä antoi sille automaattisesti yksilöidyn kampanjanumeron.

^ Uuden kampanjan määritys.

^ Rivialennuksen määrittäminen uuteen EmergencyCell – kampanjaan. Kampanjatuotteelle, Athens-työpöydälle, annettiin 50 % alennus. Tässä olisi pitänyt laittaa aloituspäivämääräksi nykyinen päivä ja lopetuspäivä kuukauden päähän. Järjestelmä antoi tästä kuitenkin virheilmoituksen monista yrityksistämme huolimatta, joten se jäi määrittelemättä.

^ Kontakti Red Bull Energy tuli määritellä kampanjasegmentiksi, jotta kampanja saadaan toimimaan toivotusti.

^ Kampajan aktivointi funktioista
c) Kampanjaa tuli testata luomalla myyntitarjous. Kohdasta Myynti ja markkinointi > Tarjoukset > Uusi (F3)
Numeron kohdalle etsittiin Red Bull Energyn tiedot, josta täydentyi automaattisesti liuta tietoja. Kampanjakoodiksi vaihdettiin EmergencyCell.

^ Tehtiin kokonaan uusi myyntitarjous numerolla 1004. Haettiin tilausasiakkaan – Red Bullin – tiedot tarjousikkunaan. Kampanjanumeroksi laitettiin äsken luodun kampanjan numero: CP0001.

^ Päivämäärien muokkausta.

^ Päivämäärien muokkausta.

3. Tilaus-osto-toimitus -prosessivaiheet

3.1 Asiakas tiedustelee tuotteiden hintoja

Red Bull Energy tiedusteli seuraavien tuotteiden hintoja:

750 kpl Computer -advanced package (ehtona toimitus viidessä päivässä).
600 kpl Athens-työpöytiä

3.2 Luo, tulosta ja ylläpidä myyntitarjous

a) Luotiin uusi tarjous, jolle asetettiin toimitus viidessä päivässä (14.12.2016).
Välilehdessä ”Yleinen”, laitettiin tyypiksi ”Nimike” ja numeroista valittiin itse tuotteet: 750 kpl Computer -advanced sekä 600 kpl Athens-työpöytiä.

^ Uuden myyntitarjouksen määritys. Määritetty asiakas sekä asiakkaan pyytämät tuotteet kappalemäärineen. Tuotteen Computer -advanced package arvojen muokkaaminen ei onnistunut ilman kahta seuraava vaihetta:

^ Laskutus välilehdellä laitettiin täppä ruutuun ”Hinnat sisältävät ALV:n” ja painettiin kohdan ”Liiketoiminnan ALV-kirj…” viereisestä nuolesta.

^ Tähän tuli lisätä tuotteen ALV25, sillä se oli määritetty Computer -advanced packagessa. Ilman tätä määritystä tuli virheilmoitus, kun yritti asettaa Computereiden myyntimäärää tai muita tietoja. Muokkauksen jälkeen toimi kuitenkin, kuten oli tarkoitus.
b) Tulostettiin tarjous pdf-tiedostona

c) Tarjousnumero: 1005
d) Asiakas ilmoitti, että tietokoneiden määrä muutetaankin 900 kappaleeseen ja työpöydät jätetään tarjouksesta kokonaan pois.

^ Computer -advanced packagen tuotemäärän vaihto. Tässä vaiheessa olisi tullut myös poistaa Athens-työpöytä tarjouksesta pois, mutta emme olleet huomanneet asiaa vielä tässä vaiheessa. HUOMAA, että tämän virheen takia teimme koko harjoituksen loppuun siten, että asiakkaalle toimitetaan sekä tietokoneet että työpöydät.
e) Tulostettiin muokkauksen jälkeinen myyntitarjous.

3.3 Asiakas tekee tilauksen

Asiakas hyväksyi viimeisimmän tarjouksen, joten tarjous pitää nyt muuttaa tilaukseksi.
a) Myyntitarjouksesta > Tee tilaus > Haluatko muuttaa tarjouksen tilaukseksi? > ”Kyllä”. Huomaa todellakin, että, koska unohdimme poistaa Athens-työpöydät tajouksesta pois, ne pysyvät asiakastilauksessa mukana koko harjoituksen ajan.

^ Painettiin ”Tee tilaus”, jonka jälkeen tuli ilmoitus ”Tarkasta saatavuus”, jota valitessa tuli ilmoitus ”Varaston määrä ei riitä kattamaan varaston nettomuutosta” ja ”Haluatko yhä tallentaa määrän?” Ilmeisesti haluamiamme tuotteita ei ollut siis tarpeeksi varastossa.

b) Tilausnumero: 1001

3.4 Tulosta vahvistus myyntitilauksesta

a) Tulostettiin tilauksesta 1001 tilausvahvistus.

b) Myyntitilauksen funktioista painettiin ”Vapauta”, jonka jälkeen myyntitilauksen tila muuttui ”Vapautettu”.

3.5 Luo ostotilaus

Koska tilattua tuotetta ei ole yrityksemme varastossa, joudumme tekemään ostotilauksen tavarantoimittajalta asiakkaan tilauksen loppuunsaattamiseksi. Ohjeiden mukaisesti tilasimme vain tietokoneet, vaikka työpöydät säilyivätkin tilauksessa mukana. Ostotilauksen luonti tapahtui seuraavasti:
Ostot > Suunnittelu > Tilauksen suunnittelu > Funktiot > Laske Suunnitelma.
Listasta löytyi tekemämme tilaus numerolla 1001, jossa olivat aiemmin valitsemamme tuotteet.
Valittiin Hankintalistoista tietokone. Funktiot > Toteuta toimenpideviesti > Tulosta tilaukset > OK.

Tulostettiin ostotilaus:

3.6 Vapauta ostotilaus

Nyt ostotilauksemme tulee vapauttaa jatkoprosessointia varten. Tämä tapahtui seuraavasti: Ostotilaukset > 106024 > Funktiot > Vapauta > Tila muuttui: ”Vapautettu”.

^ Ostotilauksen vapauttaminen.

^ Ostotilauksen tila on muuttunut “Vapautettu“.

3.7 Tuotteiden vastaanottaminen varastoon

Aikaa on nyt kulunut ostotilauksesta sen verran, että tuotteen ovat saapuneet varastolle. Kuitti ostotilauksesta löytyi seuraavasti:
Ostot > Tilauksen käsitteleminen > Asiakirjat > Lasku.

^ Kuitin tulostaminen. Suodattimesta valitsimme Quality Computersin ja painoimme ”Tulosta”.
Kuitti liitetiedostona:

Ostolasku tehtiin seuraavasti:
Ostot > Tilauksen käsitteleminen > Laskut > Valittiin toimittajaksi Quality Computers > Tuote Computer -advanced package alas nimikkeeksi > Kirjaus > Kirjaa ja tulosta.

^ Ostolaskun näkymä.
Tuloste laskusta:

Tuotteiden vapauttaminen varastoon onnistui näin:
Ostotilaus > Valittiin tilaus nro 106024 > Painettiin F11 > Valittiin ”Vastaanotto”.

^ Tilauksen vastaanotto. Tämän jälkeen tuotteet näkyvät inventaariossa.

3.8 Tarkista ostetun tuotteen varastomäärä

Nyt meidän tuli löytää varastosta toimittajan toimittamat tietokoneet.
Menimme: Varasto > Nimikepäiväkirjat > Nimike > Kortti

^ Kortissa näkyy tietokoneiden määrä varastossa. Lukema on kaksi kertaa enemmän, kuin tarvittiin, koska olemme ilmeisesti tilanneet ne vahingossa kahdesti. Pääasia on se, että asiakkaalle tarvittava määrä on nyt varastossa, ja valmiina lähetettäväksi.
Varasto: 1800 kpl

3.9 Toimita tuotteet ja lasku asiakkaille

Lopuksi toimitetaan tuotteet asiakkaalle:
Myynti > Tilauksen käsitteleminen > Tilaukset > F11 > Toimitus

^ Tuotteiden toimitus asiakkaalle.
Lisäksi tuli lähettää asiakkaalle lasku, joten toimimme seuraavasti:
Myynti > Tilauksen käsitteleminen > Tilaukset > F11 > Laskutus

^ Asiakkaan laskuttaminen lähetetystä tilauksesta.
Viimeisenä asiana tuli tulostaa asiakirja myyntitoimituksesta. Tämä tapahtui seuraavasti:
Myynti ja markkinointi > Tilauksen käsitteleminen > Asiakirjat > Myynti – toimitus, jossa laitettiin suodattimeen toimituksen numero.

^ Toimitusnäkymä. Painettiin mustaa nuolta oikealta.

^ Valittiin Red Bull Energy, jonka jälkeen toimitusasiakirja tulostettiin.
Myyntitoimitus:

Piti tulostaa myös myyntilasku. Se onnistui sijainnista:
Myynti ja markkinointi > Tilauksen käsitteleminen > Asiakirjat > Myyntilasku

^ Valitsimme Red Bull Energyn mustasta nuolesta ja tulostimme laskun.
Myyntilasku: